Smernica IFLA na zasielanie faxových požiadaviek

Ľubica Galuščáková, Slovenská národná knižnica MS, Martin

(Knižnice a informácie, 31, 1999, č. 11, s. 417 - 419.)

Smernica podrobne rozoberá postupy, ktoré má knižnica dodržať pri využívaní tohto spôsobu komunikácie, obsahuje údaje, ktoré majú byť súčasťou faxovej požiadavky a uvádza konkrétne príklady.

KĽÚČOVÉ SLOVÁ: smernica, IFLA, fax, MVS, faxové požiadavky

Prudké zmeny v telekomunikáciách a počítačových technológiách viedli k tomu, že pri zasielaní požiadaviek na medziknižničnú výpožičnú službu sa v čoraz väčšej miere začal využívať fax a elektronická pošta. Preto IFLA - sekcia pre dodávanie dokumentov a medziknižničné služby došla k záveru, že je potrebné vypracovať smernicu pre používanie faxu pri zasielaní požiadaviek medziknižničnej výpožičnej služby. Členovia Sekcie uskutočnili prieskum v oblasti faxovej politiky, výsledkom ktorého boli odporúčania obsahujúce základné údaje, ktoré majú byť súčasťou faxovej požiadavky. Odporúčania, vrátane konkrétnych príkladov, boli predložené knižniciam na pripomienkovanie. Výsledkom začlenenia pripomienok do predloženého návrhu je Smernica IFLA pre zasielanie faxových požiadaviek, ako súčasť Programu UAP.

V úvode Smernica rozoberá možnosti, za ktorých žiadajúca knižnica môže nadviazať kontakt s knižnicou, do ktorej chce požiadavku nasmerovať. Základnou podmienkou pre zaslanie faxovej požiadavky je, aby táto zodpovedala zásadám a postupom používaným v požiadanej knižnici. Ak žiadajúca knižnica nevie číslo faxu knižnice, do ktorej chce nasmerovať svoju požiadavku, mala by sa s touto knižnicou skontaktovať telefonicky alebo listom a overiť si, či faxové požiadavky sú v tejto knižnici akceptované. Ak áno, či má knižnica svoj formulár alebo svoje zásady a predpisy, ktoré je potrebné pri faxových požiadavkách do tejto knižnice dodržiavať.

Ak má knižnica zverejnené faxové číslo alebo faxové číslo priamo pre pracoviská MVS, dá sa predpokladať, že knižnica prijíma požiadavky faxom. Aj v takomto prípade by si však žiadajúca knižnica mala overiť, či táto knižnica nepoužíva pre faxové požiadavky vlastné formuláre alebo vlastné pravidlá. Ak požiadaná knižnica má vlastné formuláre, žiadajúca knižnica by ich mala využiť a vyplniť ich podľa pokynov, pričom pre každý dokument musí byť vyplnený samostatný formulár, ak knižnica neurčí inak. Akékoľvek postupy vypracované požiadanou knižnicou musia byť dodržané. Ak požiadaná knižnica nemá vlastný formulár alebo zavedené postupy, žiadajúca knižnica môže použiť formulár vlastný, alebo odoslať požiadavku formou voľného textu. V takomto prípade je však potrebné, aby požiadavka obsahovala všetky údaje dôležité pre identifikáciu žiadajúcej knižnice a predovšetkým žiadaného dokumentu. Tieto údaje musia byť zoradené v určitom logickom postupe.

Prvá časť požiadavky by mala obsahovať identifikačné údaje o žiadajúcej knižnici a časové údaje:

	číslo, alebo meno používateľa žiadajúcej knižnice, alebo číslo požiadavky,
	dátum odoslania požiadavky,
	identifikačné číslo knižnice (ak ho má knižnica pridelené),
	názov knižnice,
	adresa knižnice,
	číslo faxu,
	číslo telefónu,
	dátum aktuálnosti požiadavky, prípadne informácie o naliehavosti vybavenia požiadavky.

V ďalšej časti by mali byť základné bibliografické údaje o žiadanom dokumente. Pri požiadavkách na výpožičku knihy sú to hlavne:

	autor,
	názov,
	miesto vydania,
	vydavateľ,
	rok vydania,
	ISBN.

Požiadavka na dodanie kópií z článku by mala obsahovať:

	názov periodika,
	ročník, číslo,
	rok vydania,
	strany,
	autor článku,
	názov článku,
	ISSN.

Záverečnú časť požiadavky by mali tvoriť tieto údaje:

	prameň, ktorý uvedené bibliografické údaje obsahuje, prípadne jeho kópia,
	poznámka (uvádza sa v prípade, že ide o nejakú špecifickú požiadavku, napr.: "žiadame mikrofilm", "môže byť aj iné vydanie"),
	spôsob zaslania dokumentu (poštou, faxom),
	prehlásenie o dodržaní autorského zákona (pri požiadavkách na kópiu),
	prehlásenie o súhlase s poplatkom,
	názov a adresa požiadanej knižnice.

Takto zostavená požiadavka na základe spomínanej Smernice by mala spĺňať kritériá pre identifikáciu žiadajúcej knižnice, ako aj jednoznačne určiť dokument, ktorý knižnica pre svojho používateľa požaduje.

Smernica IFLA pre zasielanie faxových požiadaviek sa už nejaký čas vo svete používa a v súčasnosti IFLA - Sekcia pre dodávanie dokumentov a medziknižničné výpožičné služby pripravuje smernicu pre elektronické zasielanie požiadaviek, v ktorej bližšie určí podmienky pre tento druh komunikácie. Využívanie nových telekomunikačných prostriedkov na prenos požiadaviek a samozrejme aj na dodávanie dokumentov sa tak stáva nevyhnutnou súčasťou práce v medziknižničných výpožičných službách.

Spracované podľa internetu.

Záujemci nájdu informácie na adrese: http://www.ifla.org/