AUTOMATIZOVANÝ VÝPOŽIČNÝ SYSTÉM    V UNIVERZITNEJ KNIŽNICI V BRATISLAVE

Mgr. Lucia Švecová, Mgr. Mária Džavíková

 

 

 

 

Univerzitná knižnica v Bratislave, jedna z najväčších slovenských  univerzálnych knižníc s bohatým  čitateľským zázemím, doteraz neposkytovala dlho   očakávanú službu verejnosti – automatizovaný výpožičný systém. Významným medzníkom z tohto pohľadu sa stal 26. marec 2001. V tento deň, pri príležitosti otvorenia "Týždňa slovenských knižníc", bola po rokoch úsilia oficiálne spustená experimentálna prevádzka automatizovaného výpožičného procesu v systéme Aleph 500. Okrem informačného prieskumu v online katalógu knižnice sa tak čitateľom ponúka možnosť elektronického objednávania dokumentov z časti fondu UKB.

 

1. CASLIN

Prvé pokusy o automatizáciu  knižničných procesov v UKB začali už v 80. rokoch. Prelomovým, v tejto oblasti, sa stal rok 1993.  Účasť na projekte CASLIN, v rámci ktorého získala knižnica komplexný knižnično-informačný systém ALEPH (izraelskej firmy Ex Libris), posunuli niekoľkoročné snahy v oblasti zavádzania automatizácie v UKB o poriadny kus vpred.  Prípravy, v oblasti technickej, softvérovej, personálnej a organizačnej, na spustenie ALEPH-u do prevádzky vyvrcholili začiatkom roka 1995. Začalo sa spracovávanie monografií v medzinárodnom výmennom formáte UNIMARC v novom systéme ALEPH 300. Postupne boli implementované ďalšie moduly systému, a to Katalogizácia, Údržba súboru autorít, OPAC a ako prípravná fáza na automatizáciu výpožičného procesu sa začalo s registráciou čitateľov v module Výpožičky. Súbežne s ALEPH 300 sa monografie zo začiatku spracovávali aj v systéme MAGIC a dodnes sa bázy súborného katalógu periodík (SKP, ADR) spracúvajú v systéme CDS/ISIS a následne konvertujú a vystavujú v ALEPH 330.

 

2.   ALEPH 500

Koncom 90. rokov  začala fy Ex Libris s distribúciou novej verzie systému - ALEPH 500. Tá sa od svojho predchodcu líši celkovou architektúrou systému, ktorá je založená na báze klient (grafické používateľské rozhranie) - server (využíva SRBD ORACLE).  Univerzitná knižnica pristúpila ku kúpe verzie ALEPH 500 11.5 v decembri 1999. Prvé užívateľské a systémové školenie pre OPAC, Katalogizáciu, Knižničné jednotky a administrátorské činnosti sa uskutočnilo v januári 2000. Od februára 2000 prebiehali intenzívne konzultácie s maďarskou pobočkou fy Ex Libris ohľadom konverzie databáz z ALEPH 330 do ALEPH 500 a analýza existujúcich databáz. Ďalšie školenie pre systémových knihovníkov a administrátora systému sa uskutočnilo v marci 2000 a následne po tom pracovníci Ex Libris Budapešť urobili prvú konverziu databázy UKB do ALEPH 500 pod názvom ULB. Databáza ULB je testovacia báza, ktorá slúži na parametrizáciu a testovanie jednotlivých funkcií systému. V tomto období sa popri systémovej údržbe databáz v ALEPH 330 začalo s prípravou modulov Katalogizácia a Výpožičky v novej verzii. Vzhľadom na to, že užívateľský klient systému ako aj WWW OPAC boli v anglickom jazyku bola potrebná ich lokalizácia do slovenčiny.

 Koncom júla 2000 boli pozastavené všetky činnosti spracovateľskej linky dokumentov v ALEPH 330 a začala sa príprava na konečnú konverziu databázy bibliografických údajov, knižničných jednotiek a čitateľov. Pri testovaní prekonvertovaných záznamov sa zistili mnohé nedostatky, napr. chybná diakritika, dátumy, nesprávne radenie indexov, mien čitateľov. V knižničných jednotkách chýbali  údaje o prírastkových číslach, cene a pod. Všetky nedostatky sa však postupne podarilo odstrániť.

 

3.  Katalogizácia, Knižničné jednotky, OPAC, registrácia

Od septembra 2000 začala Univerzitná knižnica s registráciou čitateľov v systéme ALEPH 500 spolu s vydávaním nových čitateľských preukazov s čiarovým kódom.                                                                                                                                                                

V októbri 2000 bola spustená spracovateľská linka monografií – akvizícia (krátky bibliografický záznam a záznam o knižnižnej jednotke), menná a vecná katalogizácia. Parametrizácia systému pokračovala ďalej podľa konkrétnych požiadaviek jednotlivých oddelení. Zároveň sa pripravovalo sprístupnenie WWW OPAC pre širokú verejnosť na január 2001.

 

4. Výpožičný proces

Po úspešnej implementácii základných modulov systému (Katalogizácia, Knižničné jednotky, OPAC a registrácia čitateľov) pokračovalo oddelenie automatizácie v testovaní a parametrizácii ďalších funkcií modulu Výpožičky. Termín spustenia automatizovaného výpožičného procesu bol stanovený na 26. marec 2001. Bol to termín doslova "šibeničný"! Univerzitná knižnica mala doposiaľ minimálne skúsenosti v tejto oblasti  a za necelé tri mesiace bolo potrebné vyriešiť mnohé technologické, personálne a organizačné problémy spojené s výpožičným procesom. Oddelenie absenčných i prezenčných služieb bolo potrebné  vybaviť kvalitnou výpočtovou technikou a upraviť celkovú organizáciu práce oddelení bezprostredne súvisiacich s výpožičným procesom.

Ďalším problémom, ktorý bolo nutné riešiť v časovej tiesni bola úprava databázy, konkrétne statusov knižničných jednotiek. V starom systéme sa používali len dva statusy výpožičky 06 – prezenčne a 07 – jeden mesiac. Neboli spracované príručky jednotlivých študovní t.j. bolo potrebné spracovať bibliografický záznam do databázy a doplniť informácie o knižničných jednotkách. Rovnako museli byť spracované všetky neverejné príručky jednotlivých oddelení plus  doplnené o status „trvalá výpožička“ atď.

 Vzhľadom na to, že v databáze UKB sú spracované dokumenty iba za posledných cca 20 rokov (289 tis.) z celkového fondu 2,2 mil. zväzkov, bolo potrebné nájsť optimálne riešenie prevádzky. Tým sa javil paralelný chod výpožičného systému, ktorý sa aj zrealizoval. Priamo prebieha objednávanie dokumentov v OPACu, identifikácia čitateľa podľa čísla ID (rodné číslo) a čiarového kódu na preukaze čitateľa. Preberanie žiadaniek na prezenčné i absenčné výpožičky sa realizuje dvoma spôsobmi - klasicky (iba nespracované dokumenty) a elektronicky (všetky dokumenty v databáze). Elektronické žiadanky sa tlačia každú hodinu v sklade na tlačiarni so strihačom. Nespracované dokumenty sa pred požiča  ním spracovávajú (rýchla katalogizácia, holding, označenie čiarovým kódom) ešte v sklade alebo v oddelení absenčných služieb. Všetky výpožičné transakcie sú registrované v systéme.

 

 

 

 

4.1 Výpožička dokumentu

Výpožička dokumentu, podobne ako v iných knižnično-informačných systémoch, sa realizuje nasnímaním čiarového kódu z preukazu čitateľa a čiarového kódu dokumentu.

                Systém pracuje s pojmami status čitateľa a status knižničnej jednotky. Pre každý status a ich kombináciu sa definujú určité výpožičné pravidlá, ktoré vychádzajú z knižničného a výpožičného poriadku Univerzitnej knižnice. Pri každej výpožičke sa systém opiera o tieto pravidlá a kontroluje, či má čitateľ právo na výpožičku, platný čitateľský preukaz, priestupky, prekročenú výpožičnú lehotu, či daná knižničná jednotka môže byť požičaná, či nie je už rezervovaná a pod. Ak systém nájde nejaké priestupky, ihneď ich zobrazí a výpožičnú transakciu zastaví. Tieto priestupky (podľa závažnosti) môže zodpovedný pracovník čitateľovi odpustiť a v transakcii pokračovať.

                Po zaregistrovaní výpožičky systém automaticky zobrazí dátum vrátenia a vytlačí potvrdenie o výpožičke, ktoré čitateľ podpíše. Toto potvrdenie slúži ako doklad o prevzatí daného dokumentu.

                Všetci zaregistrovaní čitatelia majú možnosť kontroly vlastného zoznamu požičanej literatúry s dátumom vrátenia, ako aj zoznamu svojich požiadaviek na výpožičku po prihlásení sa na svoje konto prostredníctvom WWW OPAC.

 

4.2 Vrátenie dokumentu

Pri vrátení dokumentu sa nasníma jeho čiarový kód. Systém pri tom kontroluje, či je kniha vrátená včas, či nie je rezervovaná pre ďalšieho čitateľa apod. Ak zistí, že kniha je rezervovaná, automaticky posiela (e-mail) resp. tlačí oznámenie prvému čitateľovi v poradí a vytlačí  žiadanku (rezerváciu), ktorá sa založí do knihy. Potvrdenie o vrátení dokumentu sa tlačí iba na požiadanie čitateľa.

                Jednotlivé funkcie modulu Výpožičiek sú prepojené s modulom Správa poplatkov. Ak je dokument vrátený neskoro, systém na to pracovníka upozorní a na konto poplatkov daného čitateľa automaticky zaregistruje poplatok z omeškania, t. z.  1.- Sk za každý dokument a za každý deň po uplynutí výpožičnej lehoty.  

 

5. Prolongácia výpožičnej lehoty dokumentu

Predlžovanie výpožičnej lehoty zostalo naďalej v kompetencii pracovníkov oddelenia absenčných služieb (OAS). Hoci systém ponúka túto možnosť aj čitateľovi prostredníctvom svojho konta, zostala táto funkcia deaktivovaná. O jej sprístupnení sa uvažuje až vo vyššej verzii ALEPH 500, v ktorej je lepšie riešený spôsob kontroly.

 Teraz má každý čitateľ možnosť požiadať pracovníka (OAS) o predĺženie výpožičnej lehoty, pokiaľ daný dokument nie je už rezervovaný. Ak áno, systém na to pracovníka upozorní a transakciu nepovolí. Čitateľ musí knihu vrátiť. Aby sa  predišlo zbytočným nedorozumeniam doporučujeme čitateľom pred prolongáciou v online katalógu knižnice zistiť, či kniha nie je už rezervovaná.

 

6. Záver

V súčasnosti je automatizovaný výpožičný systém v experimentálnej prevádzke už štyri mesiace. Nie je to dostatočne dlhý čas na komplexné vyhodnotenie, ale uvedieme aspoň najzávažnejšie postrehy. V prvom rade väčšina čitateľov kladne prijala túto zásadnú zmenu. Okamžite však bolo jasné, že vybavenie čitateľských katalógov  8 PC pre vstup do OPACu - katalógu UKB je nedostatočné. V exponovaných  hodinách museli čitatelia  doslova čakať v radoch na jednotlivé PC, čo bolo spôsobené aj novým užívateľským prostredím OPAC-u, a tým sťaženou orientáciou čitateľov. Aj keď boli pracovníkmi UKB  pripravené  písomné inštrukcie na prihlásenie sa do katalógu, odhlásenie, možnosti vyhľadávania a objednávania dokumentov, skúsenosť je taká, že väčšina návštevníkov tieto pokyny vôbec nečíta. Ak nastane problém radšej sa obrátia na konzultantov.  Katalóg UKB s možnosťou objednávania dokumentov je prístupný čitateľom aj cez domovskú stránku knižnice ( www.ulib.sk ).  Títo používatelia sú trochu znevýhodnení nedostatkom inštrukcií pre výpožičný proces,  ktoré sa pre časovú tieseň nepodarili zrealizovať. Svoje pripomienky môžu  zasielať oddeleniu automatizácie elektronickou poštou.

Tak ako sa s novým výpožičným systémom snažia vyrovnať čitatelia, rovnako to platí aj pre pracovníkov UK.  Všetci absolvovali potrebné školenia, ale pre krátkosť času nemali všetci možnosť dokonalého spoznania systému, mnohí prvýkrát sedeli pred počítačom a učili sa ovládať myš. Preto je experimentálna prevádzka skúškou aj pre odborný personál knižnice.

Spustenie automatizovaného výpožičného systému v Univerzitnej knižnici v Bratislave odhalilo určité nedostatky v indexovaní  bibliografických údajov, čo priamo vplýva na komfort vyhľadávania v databáze UKB. Tento nedostatok odstránime v čase uzavretia knižnice pre verejnosť v letných mesiacoch.  V blízkej budúcnosti t.j. do konca roka 2001 počítame s rozšírením počtu PC v čitateľských katalógoch, doplnením snímačov čiarových kódov a samozrejme permanentným retrospektívnym dopĺňaním lokálneho katalógu UKB.